- Temel Kavram: Çalışan
Çalışan özlük dosyası, iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine ilişkin gerek İş Kanunu’nda gerek diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların bulunduğu kişisel nitelikte bir dosya olarak tanımlanabilir. Çalışan özlük dosyası, işveren tarafından çalıştırılan her çalışan için ayrı ayrı düzenlenmelidir. Bu anlamda, özlük dosyası hem iş ilişkilerinin düzenli yürütülmesi hem de çalışanın haklarının korunması bakımından önem taşımaktadır. Çalışan özlük dosyası devletin çalışma hayatını takibinde ve denetiminde en önemli araçlardan biridir.
- Dayanak: Mevzuat
Özlük dosyası 2003’te yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanunu’yla beraber hukuki bir zemine kavuşmuştur. 4857 Sayılı İş Kanunu “İşçi Özlük Dosyası” başlıklı Madde 75; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” Konuya ilişkin kanun maddesinde çalışan özlük dosyasında bulunması gereken belge ve kayıtların neler olduğu tek tek sıralanmamakla beraber İş Kanunu ve diğer kanunlarda öngörülen belge ve kayıtların bulunması gerektiği şeklinde genel bir ifadeye yer verilmiştir. İşverenin dosyayı kullanılırken dürüstlük kuralını göz ardı etmemek koşuluyla hukuka uygun olarak kullanması gerektiğinin altını çizmiştir. Ayrıca işverene, işçinin saklanmasında haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlüğü getirmiştir. Bu hükümler aracılığıyla çalışanı koruma ilkesine vurgu yapılmıştır. Bu belge ve kayıtların bir kısmının çalışanların korunmasını sağladığı, bir kısmının çalışan ve işveren arasında çıkması muhtemel uyuşmazlıkların baştan bertaraf etmek amacına hizmet ettiği görülmektedir.
İşverenin, çalışan özlük dosyasını gerek kullanırken gerek saklarken çalışanın kişilik haklarına saldırı olarak nitelendirebilecek davranışlardan kaçınması gerekmekte ve işverene, çalışanın saklanmasında haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlüğü getirmiştir. İşverenin dosyayı kullanılırken dürüstlük kuralını göz ardı etmemek koşuluyla hukuka uygun olarak kullanması gerektiğini de belirtmek gerekecektir.
Çalışanın özlük dosyasının tutulması her işverenin kanuni yükümlülüğüdür. İş Kanunu’na göre, bir iş sözleşmesine dayanarak işçi çalıştıran gerçek veya tüzel kişi yahut tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlar işveren sayılmaktadır. Dolayısıyla, bu tanım kapsamında yer alan tüm işverenlerin çalışan özlük dosyası tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Ancak, çalışan özlük dosyasının tam ve eksiksiz tutulabilmesi için dosya da yer alması gereken bazı belge ve kayıtların çalışan tarafından sağlanması konusunda sorumluluğu bulunmaktadır. Bununla birlikte her çalışanın özlük dosyası kişisel niteliktedir. Çalışana ait özlük dosyası, işçi ve işveren arasındaki iş ilişkisinde önemli bir delil niteliği taşır. Çalışanın işe başlama tarihi, maaş bilgileri, disiplin cezaları gibi belgeler, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğine kanıt oluşturur. Aynı zamanda, çalışan ile işveren arasında doğabilecek davalarda, örneğin kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, fazla çalışma, yıllık izin gibi hak taleplerinde, özlük dosyasında bulunan belgeler delil olarak kullanılmaktadır. Bu anlamda, dosyanın delil özelliğinden hem çalışan hem işveren yararlanabilmektedir.
- Özlük Dosyasında Yer Alması Gereken Belgeler
Özlük dosyasına ait belgeler ve kayıtlar üç kriter altında sınıflandırılabilir. Bunlar; işe giriş esnasında tutulması gereken belgeler, işin devamı esnasında tutulması gereken belgeler ve iş ilişkisinin sona ermesi halinde tutulması gereken belgeler şeklindedir.
-
- İşe Giriş Esnasında Tutulması Gereken Belge ve Kayıtlar; “İş Başvuru Formu, İş Sözleşmesi, İşe Giriş Bildirgesi, Sağlık Raporu, Kan Grubunu Gösteren Belge, Nüfus Cüzdanı Örneği, Vesikalık Fotoğraf, Diploma ve Kurs ile Alınan Eğitimlere İlişkin Sertifika Örnekleri, Öğrenci Belgesi, İkametgah Belgesi, Eski İşyerine İlişkin Çalışma Belgesi, Erkek İşçi İçin Askerlik Durumunu Gösterir Belge, Yabancı İşçiler İçin Çalışma İzni, KVKK Aydınlatma Metni” şeklinde sayılabilecektir.
-
- İşin Devamı Esnasında Tutulması Gereken Belge ve Kayıtlar; “Ücret Hesap Pusulası, Ücret Kesme Cezasına İlişkin Yazı, Yıllık Ücretli İzin Kayıt Belgesi, Yıllık Ücretli İzin Talebine İlişkin Yazı, İş Sağlığı ve Güvenliği Konusunda İşçiye Gerekli Eğitimin Verildiğini Gösteren Belge, İşçinin İş Sağlığı Güvenliği Kuruluna Yaptığı Başvurulara İlişkin Belgeler, İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirim Formu, Periyodik Sağlık Kontrollerine İlişkin Raporlar, İstirahat Raporları, Gebe İşçilerin Sağlığını İzleme Formu, Geçici İş İlişkisi Kurulmak Suretiyle Devredilen İşçinin Onayını Gösteren Belge, Fazla Sürelerle Çalışma İçin İşçinin Onayını Gösteren Belge, Fazla Çalışma İçin İşçinin Onayını Gösteren Belge, Ulusal Bayram ve Genel Tatillerde Çalışma İçin İşçinin Onayını Gösteren Belge, Çalışma Koşullarını Gösteren Belge, İşçinin Çalışma Koşullarında Esaslı Değişiklik Yapılacağına İlişkin Yazı, Performans Değerlendirme Formu, İşçiye İlişkin İhtar Yazıları ve Tutanaklar, Dayanışma Aidatı Talep Dilekçesi, Fazla Sürelerle Çalışma ve Fazla Çalışma Saatlerini Gösteren Belge” şeklinde sayılabilecektir.
- İş İlişkisinin Sona Ermesi Esnasında Tutulması Gereken Belge ve Kayıtlar; “Feshe İlişkin Yazı, Çalışma Belgesi, İbraname, Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi” şeklinde sayılabilecektir.
- Yasal Yükümlülüğe İlişkin Süreler
Çalışan özlük dosyasının, iş ilişkisi sona erdikten sonra da belirli bir süre boyunca saklanması gerekmektedir. İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve doktrindeki görüşlere göre, çalışanın özlük dosyasındaki belgelerin işten ayrılma tarihinden itibaren en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu süre, çalışan ile işveren arasında doğabilecek olası anlaşmazlıkların çözümünde delil sağlama açısından önem taşımaktadır. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatına göre ise, çalışanların kişisel sağlık dosyalarının işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklanması gerektiğinden bu hususa da dikkat edilmesi gerekmektedir.
- Sonuç
Çalışan özlük dosyasının hiç tutulmaması halinde zarar göreceklerin başında işveren gelmektedir. Bu hükmün yerine getirilmemesi açıkça kanun hükmüne aykırılık olmasının yanı sıra ispat yükü işverene ait olan birçok belge ve kaydın göz ardı edilmesi anlamına gelmektedir. Diğer yandan çalışan özlük dosyasının hiç tutulmaması halinde işveren ile ilgili makam olan Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile arasındaki ilişki de olumsuz bir şekilde etkilenmektedir. Bunun sonucunda işveren aleyhine idari para cezası yaptırımı başta olmak üzere başkaca yaptırımların uygulanması gündeme gelebilecektir.
Bahsi geçen belge ve kayıtlar, çalışan ile işveren arasındaki hukuki uyuşmazlıklarda önemli bir delil niteliği taşımaktadır. Bu nedenle, çalışanın özlük dosyasını düzenli, eksiksiz ve yasalara uygun şekilde tutması, olası hukuki uyuşmazlıklarda işverenin risklerini en aza indirecektir. Ayrıca, özlük dosyasındaki belgeler, devlet denetimlerinde de işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösteren birer kanıt olarak önemlidir. Bu sebeple, işverenin, her çalışanın özlük dosyasını dikkatlice tutması ve gerektiğinde güncellemesi, çalışan ile işveren arasındaki iş ilişkilerinin düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamak açısından kritik bir öneme sahiptir.
Zeliha Nur Yıldırım
Avukat