Türk Ticaret Kanunu uyarınca, tüm Anonim ve limitet şirketler her yıl, önceki hesap döneminin kapanmasından itibaren üç ay içerisinde toplanarak, bir önceki faaliyet döneminin sonuçlarını görüşmek ve karara bağlamak için olağan genel kurullarını yapmak zorundadır. Şirketler, gerektiğinde genel kurulu olağanüstü toplantıya da çağrılabilir.
Burada halka açık olmayan şirketler bakımından bu şekilde bir olağan veya olağanüstü Genel kurul toplantısı planlarken, tam olarak hangi şart ve koşulları yerine getirmeniz gerekeceğini tespit etmenize yardımcı 5 önemli noktayı sıralamaya çalıştık. Halka açık şirketler bakımından çok daha farklı kriter söz konusu olabileceğini hatırlatmak isteriz:
1- ŞİRKETİNİZİN TÜM PAY SAHİPLERİ GENEL KURUL TOPLANTISINA KATILACAK MI ?
Genel kurulunuzu planlarken tüm pay sahiplerinizin genel kurul toplantısına katılıp katılmayacağını bilmek, toplantının çağrılı mı, yoksa çağrısız mı yapılacağını belirlemek açısından önem arz etmektedir. Bu şart, hem anonim hem de limitet şirketler için aynıdır.
Şirket Genel kurulunun toplantıya çağrılmasında ana yöntemi belirleyen TTK m. 414’e göre, Genel Kurul çağrısının öncelikle Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ve planlanan toplantı tarihinden en az 15 gün önce yayımlanması gereklidir. Bu yasal gerekliliğe ek olarak, Şirket esas sözleşmesi ile, Kanunda yazılı davet usulünün ağırlaştırılması da (örneğin Ticaret Sicil Gazetesi ilanına ek olarak yerel bir gazetede de ilan yapılması zorunluluğu eklenmesi) mümkündür.
Ancak Şirket genel kurulunun toplantıya çağrılmasında, bu ilanlar da tek başına yeterli değildir. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerinin ayrıca taahhütlü bir mektupla da toplantıya davet edilmesi gerekmektedir. Bu çağrı usulüne uyulmaması, örneğin ilanın yapılmaması veya davet mektuplarının gönderilmemesi yahut sürelere uyulmaması halinde, Genel Kurul toplantısının geçerliliği tartışmalı hale gelmektedir.
Bununla birlikte, eğer planlanan genel kurul toplantısına bütün pay sahipleri veya vekilleri katılırlar ve hiç kimse davet usulüne uyulmamasına itiraz etmezse, artık kanuni çağrı usulüne uyulup uyulmadığının bir önemi kalmaz. Dolayısı ile, pay sahipleri arasında ihtilafların olmadığı ve tüm paydaşların toplantıya katılmasının kesin olduğu şirketlerde, yukarıda anılan ilan ve davetleri yapmak, toplantı tarihinizi belirlerken de 15 günlük ilan süresini hesaba katmanız gerekmez. Eğer bu şekilde %100 katılımın mümkün olmayacağını öngörüyor iseniz, o zaman genel kurul takviminizi ve evrak hazırlığınızı çağrılı genel kurul hükümlerine göre yapmanız gerekecektir.
Şu kadar ki, bu şekilde çağrısız planlanan bir genel kurula günü gelip tek bir pay sahibi dahi katılmaz veya itirazda bulunursa, genel kurulun geçerliliğinin yine tartışmalı hale geleceği unutulmamalıdır.
2- GENEL KURUL TOPLANTINIZDA BİR BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN HAZIR BULUNMASI GEREKİYOR MU?
Eğer Anonim şirket genel kurulunuzda bir Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisinin hazır bulunması gerekiyorsa, Genel Kurul tarihinden en az 10 gün önceden bir temsilci atanması talebi ile Bakanlık il Müdürlüğü’ne başvurmanız gerekecektir. Limited şirket genel kurul toplantılarında ise bir bakanlık temsilcisi bulunması gerekmemektedir.
“Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” uyarınca :
- a) Kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi tutulan (banka ve sigorta şirketleri gibi) Anonim şirketlerin ister olağan, ister olağanüstü olsun tüm genel kurul toplantılarında;
- b) Yukardaki şekilde bir izne tabi olmayan anonim şirketler bakımında ise eğer olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarının gündeminde;
- Sermayenin arttırılması veya azaltılması,
- Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması,
- Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliğini gerektiren hususlar,
- Birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları varsa;
- c) Şirket izne tabi olmasa ve Genel Kurul gündeminde (b) bendinde sıralanan konular olmasa bile :
- Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan anonim şirketler ve
- Anonim şirketlerin yurt dışında yapacakları bütün genel kurul toplantıları ile yine yurt dışında yapacakları imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantılarına; Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur.
Son olarak, yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında, (izne tabi olan şirketler hariç olmak üzere) tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir.
3- ŞİRKETİNİZ ZORUNLU BAĞIMSIZ DENETİME TABİ Mİ?
Eğer şirketiniz zorunlu bağımsız denetime tabi ise, TTK Md. 407(2)’e göre bağımsız denetçinizin, denetimini yaptığı dönemin genel kurul toplantısında hazır bulunması gerekmektedir. TTK Md.437 uyarıca her pay sahibi, genel kurulda, denetçilerden denetimin yapılma şekli ve sonuçları hakkında bilgi isteyebilir.
Ayrıca yine zorunlu bağımsız denetime tabi şirketlerin Genel Kurul toplantıları esnasında denetimden geçmiş finansal tablolar ve yönetim kurulu faaliyet raporunun da hazır olması gerekmektedir. TTK Md. 397(2)’e göre denetime tabi olduğu hâlde, denetlettirilmemiş finansal tablolar ile yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, düzenlenmemiş hükmündedir. Düzenlenmemiş sayılan finansal tablolar sonucunda ise, Şirket; i) Kar Dağıtamaz, ii) Sermaye Arttıramaz veya Azaltamaz.
Zorunlu bağımsız denetime tabi olmadığı halde denetim yaptıran şirketler açısından ise yukarıda açıklanan hususları yerine getirmek mecburiyeti bulunmamaktadır.
4- GENEL KURUL TOPLANTISINA VEKİL ARACILIĞI İLE KATILACAK PAYDAŞLAR, NOTER ONAYLI VEKALETNAMELERİNİ ÇIKARDILAR MI?
2020 yılı sonunda ilgili mevzuatta değişiklik yapılana dek, halka açık olmayan şirketlerin pay sahiplerinin genel kurul toplantılarında vekilleri tarafından temsil edilmeleri halinde noter tasdiksiz vekâletname kullanmaları ve ekine vekâleti verenin noter tasdikli imza sirkülerini eklemeleri yeterli idi.
Anılan değişiklik ile bu olanak kaldırılmış ve artık genel kurul toplantısında kendisini vekil ile temsil ettirmek isteyen pay sahiplerinin mutlaka ilgili genel kurul toplantısına özel noter onaylı vekaletname çıkarmaları zorunlu hale gelmiştir.
Bu genel kurul vekaletnamesini şekli de mevzuat ile belirlenmiş olup, söz konusu vekaletin “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” ekinde yer alan örneğe uygun olması gerekmektedir.
5- ŞİRKET DEFTERLERİNİZ ORTAKLARIN İNCELEMESİNE AÇILMAYA HAZIR MI?
TTK’nın 437. maddesi gereğince anonim şirketlerde pay sahipleri şirkete ait finansal tablolar, faaliyet raporları başta olmak üzere denetim raporlarını genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önceden fiziken inceleme hakkına sahiptir. Bunun yanı sıra finansal tablo ve konsolide tablolar 1 (bir) yıl süre ile pay sahiplerinin bilgi edinme haklarını kullanabilmeleri adına aktif bir şekilde açık tutulur.
Her bir pay sahibinin, bu kapsamda, gideri şirketten karşılanmak şartıyla, genel kuruldan önce bilanço ile gelir tablosunun bir suretini isteyebilme hakları da bulunmaktadır.
Dolayısı ile, şirket genel kurul toplantınızı planlarken, anılan defterlerinizi de şirket merkezinde pay sahiplerinin incelemesine açmaya ve dileyen pay sahiplerine bilanço sureti ile gelir tablolarının iletmeye hazır olmanız gerekmektedir.
2020 yılında, içerisinde bulunduğumuz pandemi döneminin özel şartları ile bağlantılı olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın şirket genel kurul toplantıları ile ilgili çeşitli geçici ve istisnai düzenlemeleri gündeme gelmişti. 2021 yılında da Bakanlık tarafından zaman zaman bu konularda özel düzenlemeler yapılabileceğini göz önünde bulundurmak ve gelişmeleri takip etmek tüm şirketler için fayda olacaktır.
İrem Alevok
