Verbis Sicile Kayıt Süresi

VERBİS SİCİLE KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜ SÜRELERİ UZATILDI

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”),  23 Haziran 2020 tarihinde yayımladığı karar ile sicile kayıt yükümlülüğü bulunan Veri Sorumlularının, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (“VERBİS”) kaydı için belirlenmiş olan sürelerin uzatıldığını ilan etti.

Karar’da sürelerin uzatım sebebi olarak; tüm dünyada olduğu gibi ülkemizi de etkisi altına alan Covid-19 virüsünün, Veri Sorumlularının fiziksel faaliyetlerini duraksatması ve bu vesileyle kişisel veri envanteri oluşturma ve VERBİS sistemi üzerinden bildirimde bulunma yükümlülüklerinin zamanında yerine getirilemeyeceğinin anlaşılması gösterilmekte ve Karar’ın Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) ile muhtelif sektör temsilcileri tarafından Kuruma sürelerin uzatılmasına ilişkin iletilen taleplerin değerlendirilmesi neticesinde alındığı da vurgulanmakta.

Son Kayıt Tarihi Ne Zaman?

Kurul’un son kararı ile birlikte tüm sicil kayıt yükümlülerinin son kayıt süreleri 3 ay kadar uzatılmış bulunmaktadır. 

Süreler Neden Uzatılıyor?

Mevzuata uyumsuzluk veya veri ihlali durumlarında oldukça yüksek cezaların uygulandığı KVKK süreçlerinde önemli bir mihenk taşı olan VERBİS kaydı için uygulanan süre uzatımı bizce de yerinde bir karardır. Zira ilk VERBİS son kayıt tarihinin belirlenmesinden sonra Kurul kararları ile 2 süre uzatımı yapılmış ve ilk önce kayıt son tarihi 31.12.2019’a, sonrasında ise 30.06.2020’a kadar uzatılmış idi. KVKK ile ilgili farkındalığın oluşması için ilk etapta öngörülen süreler fazlaca iyimser belirlenmiş, bu itibarla da Veri Sorumlularının profesyonel kanallardan Kanun ile uyum eğitimlerini alarak mevzuatta belirtilen yükümlülükleri yerine getirmeleri için yeterli süreleri bulunmadığından aceleyle yapılan bildirimlerin geçersiz olduğu Kurum tarafından tespit edilmiştir. 

Nihayetinde Kurulun son uzatım kararında Veri Sorumlularının Covid-19 etkileri neticesinde yaşadığı fiziksel imkânsızlıklara dikkat çekilmekte ve yükümlülere mücbir sebeplerden aksayan uyum süreci için 3 ay süre tanımaktadır. Bu 3 aylık süreç içerisinde yükümlülerin KVKK ile uyumu sağlamaları, VERBİSE bildirimlerini tamamlamaları beklenmektedir.

Verbis Kaydım Doğru mu? 

Bu noktada en büyük problem, veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü olup olmadığı hususunda kafa karışıklığı yaşaması ve sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmek isteyen Veri Sorumlularının sistemde ilk aşamada kullanıcı adı ve şifre almak için yapılan başvuruyu, sicil bildirim yükümlülüğünün tamamlanması olarak algılaması gelmektedir. Bunun yanı sıra genel anlamda Kişisel bildirimlerde gerçeğe aykırı beyanlarda bulunulduğu, beyanların yalnızca yükümlülüğü yerine getirmiş olmak adına gelişi güzel yapıldığı da Kurum tarafından tespit edilmiştir.

Önemle altını çizmek gerekir ki VERBİS sicil bildirimleri Veri Sorumlusu nezdinde kayıt tarihi itibariyle işlenen kişisel verileri kamuya açık biçimde duyurmak için yapılmaktadır ve bu bildirimlerin olabildiğince gerçek durumu yansıtması önem arz etmektedir. Her ne kadar son kayıt tarihi belirtilse de bu sisteme yapılan bildirimler, Veri Sorumlusunun veri işleme faaliyetlerinin değişmesi halinde her zaman güncellenebilecektir. Başka bir deyişle Kurul nezdinde VERBİS bildiriminin varlığından ziyade bu bildirimin gerçeği yansıtıp yansıtmadığı önem arz etmektedir. Sistemde yapılan gerçeğe aykırı beyanlar sebebiyle Kurul idari yaptırım kararı verebilecektir. Bu sebeple sicil bildirimlerinin olabildiğince gerçeğe uygun, mümkünse profesyonellerden yardım alınarak yapılması gerekliliğini hatırlatırız.

Verbis Kayıt Yükümlülüğüm Var mı?

Tüzel kişiliğe sahip kurum ve kuruluşlar için Yıllık çalışan sayısı 50 ve üzerinde olması veya yıllık mali bilanço toplamının 25 milyon TL’den fazla olması kriterleri mevcut olup, bu kriterleri sağlayan Veri Sorumlularının 30.09.2020 tarihine kadar VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır.

Burada karışıklığa sebebiyet veren husus yukarıda bahsedilen kriterlerin hangi aşamada, nasıl değerlendirmeye alınacağıdır. 

Çalışan Sayısı Yönünden

 Önemle belirtmek gerekir ki çalışan hesaplamasında tamamlanmış bir yılın esas alınması gerekmektedir. Bu itibarla yıllık çalışan sayısının hesaplanmasında dikkate alınacak yıl 2019 yılıdır. Başka bir deyişle 30 Eylül 2020 son kayıt tarihine kadar VERBİS çalışan sayısı kriterinin sağlanıp sağlanmadığı, 2019 yılı içerisindeki personel sayısı incelenerek bulunacaktır. Burada çalışan sayısın bir defa 50 ve üzerinde olması VERBİS çalışan sayısı kriterini gündeme getirmeyecek, ancak aynı yılda toplam 7 ay içerisinde (bu aylar ardışık olmak zorunda değildir) çalışan sayısının 50 ve üzerinde olması kriteri sağlayacaktır.

Aktif Mali Bilanço Yönünden

Uyumluluk eğitimlerimizde de sıklıkla karşılaşmış olduğumuz üzere bu husustaki en büyük karışıklık yıllık mali bilanço toplamının 25 milyon TL’den fazla olması kriterinde yıllık ciro değerinin esas alınmasıdır. Burada veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam değer esas alınmalıdır. Yine çalışan sayısı hesabında olduğu gibi burada da 2020 yılı VERBİS kaydı için 2019 yılı mali bilanço toplamı dikkate alınacaktır.