11 Temmuz 2015 tarihinde 29413 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”), 1 Mart 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu Yönetmelik ile elektronik ortamda güvenli elektronik imza (“E-imza”) ile noter huzurunda veya huzurda olmadan yapılabilecek noterlik işlemleri sayılmış ve bu işlemlere ilişkin kayıtların saklanmasına ve paylaşılmasına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.
Bu yönetmelik ile bazı işlemler fiziki olarak noterlik bürosuna gitmeden, “Türkiye Noterler Birliği Bilişim Sistemi (TNBBS)” (“Sistem)” üzerinden çevrimiçi yolla yapılabilir hale gelmiştir. Yönetmelik’in 5. maddesindeki düzenleme ile Sistem üzerinden yapılabilecek işlemler ikiye ayrılmıştır. Bu ayrıma göre bazı işlemler direkt Sistem üzerinden yapılabilirken bazı işlemlerin E-imza ile Sistem üzerinden başlatılıp fiziki olarak Noter huzurunda yine E-imza ile Sistem üzerinden tamamlanabilecektir.
Yönetmelik’in 6. maddesinde sayılan ve Sistem üzerinden E-imza ile ilgililerin noter huzurunda olmadan yapabilecekleri işlemler şöyle sıralanmaktadır:
a) Çevirme işlemleri,
b) Tescil işlemleri,
c) Tespit işlemleri,
ç) Örnek verme işlemleri,
d) Defter onayları,
e) İmza onaysız ihtarname ve ihbarname.
Yukarıda sayılan işlemlerin tamamlanması, Sistem üzerinden noterlik ücretleri, harç, vergi ve varsa diğer giderlerin tahsil edilmesi ile tamamlanmaktadır.
Yönetmeliğin 5. maddesinde ise noter huzurunda yapılması zorunlu olan düzenleme şeklinde yapılması gereken işlemlerin ve irade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemlerin, E-imza ile Sistem üzerinden hazırlıklarının yapılabileceği; ancak bu işlemlerin tamamlanması için ilgililerin noter huzurunda bulunması gerektiği düzenlenmiştir. Noter huzurunda tamamlanması gereken bu işlemler, noter huzurunda ve Sistem üzerinden ilgililerin ve noterin E-imzalarını kullanmaları suretiyle tamamlanabilmektedir.
Tamamen Sistem üzerinden E-imza ile hazırlanan ve tamamlanan işlemlerin, Sistem’de saklanacağı ve talep edilmedikçe bu işleme ilişkin kayıtların fiziki bir belge olarak düzenlenmeyeceği Yönetmelik’in 9. maddesinde düzenlenmiştir. Yönetmelik’in devamında hazırlıklarına Sistem üzerinden başlatılan ancak noter huzurunda tamamlanan işlemlere ilişkin belgelerin hem noter tarafından E-imza ile imzalanarak Sistem’e kaydedileceği hem de bu belgelerin ilgililerin imzaladığı fiziki belgelerin Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’e uygun şekilde saklanacağı yer almaktadır.
Bu kaydedilen ve saklanan belgelerin paylaşılması noktasında Yönetmelik’in 10/2. maddesinde ise 11.11.2021 tarihinde 31656 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik’te Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile bir değişikliğe gidilmiştir.
Tamamen Sistem üzerinden E-imza ile hazırlanan ve tamamlanan işlemlere ilişkin bilgi ve belgelerin, gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabileceği düzenlemesi yeni Yönetmelik döneminde de aynen geçerliliğini korumaktadır. Yönetmelik değişikliğinin yürürlüğe girmesinden önce el ürünü imza ile hazırlanıp E-imza ile sisteme yüklenen işlemler için paylaşım yapılmasına izin verilirken, yeni yönetmelik ile bu sınırlama ortadan kalkmıştır. Şöyle ki; yeni düzenleme ile beraber, sisteme kaydedilen bütün işlemler, sistem üzerinden noterler ve ilgili diğer kuruluşlar ile paylaşılabilecektir. Bu yeni düzenleme ile uygulamada dikkat edilmesi gereken nokta, Sistem’e kaydedilen bilgi ve belgelerin herkesle paylaşılabileceği değil; yalnızca ilgililer ile paylaşılabileceği öngörülmektedir.
Avukat Ezginaz Çalışır
