“Sır Saklama Sözleşmesi” olarak da bilinen bir “Gizlilik Sözleşmesi”, en basit haliyle, iki veya daha fazla taraf arasında, birbirlerine aktardıkları bilgilerin gizli tutulacağına ve bu bilgilerin sözleşme konusuna ilişkin görüşmeleri haricinde herhangi bir amaçla kullanılmayacağına ilişkin taahhüt içeren bir sözleşmedir.
Bu sözleşmeler, her iki tarafın da gizliliği korumakla yükümlü olduğu karşılıklı anlaşmalar olabileceği gibi, yalnızca karşısındakinden bilgi alan tarafın gizliliği korumakla yükümlü olduğu tek taraflı anlaşmalar da olabilir.
Gizlilik Sözleşmeleri genellikle taraflar arasında ilk toplantı veya yazışmanın yapılmasının ardından, genellikle taraflar kendileri için önemli olan daha ayrıntılı bilgileri birbirleriyle paylaşmaya başlamadan hemen önce imzalanır. İmzalanacak metin muhtemelen taraflardan birinin standart Gizlilik Sözleşmesi şablonlarından biri olacak ve bu metinlerin basit ve açık sözleşmeler gibi görünmeleri için mümkün olduğunca kısa tutulmaları neden ile, genellikle sözleşme şartları dikkatli bir şekilde gözden geçirilmeden imzalanacaktır.
Gizlilik Sözleşmeleri uygulamada ticari şirketler ile bağlantılı olarak sıkça karşımıza çıkmakta ve her ne kadar standart hükümler ihtiva ettiği düşünülse de, tüm sözleşmelerde olduğu gibi imzalanmadan önce dikkatle gözden geçirilmeleri gerekmektedir. Aşağıda, bir Gizlilik Sözleşmesini incelerken ilk olarak dikkat edilmesi gereken bazı önemli hususlar yer almaktadır. Bunun her şeyi kapsayan bir liste olmadığını, ancak bu sözleşme türü için sıklıkla ortaya çıkabilecek sorunlarla ilgili deneyimlerimizi yansıttığını da unutmamanızı irca ederiz:
“İki Taraflı” veya “Tek Taraflı” Gizlilik Taahhüdü
Gizlilik Sözleşmeleri genellikle bilgilerin bir sözleşme tarafınca diğerine açıklandığı durumları düzenlemek için hazırlanır. Bu, örneğin bir sözleşme tarafının diğerinin ticari işine potansiyel bir yatırım yapması gibi gizlilik anlaşmalarının gerekli olduğu çoğu durum için makul bir düzenleme olsa da, birçok durumda aslında hassas bilgilerin iki tarafça karşılıklı olarak da ifşa edilmesi söz konusu olacaktır. Bu nedenle, çoğu durumda Gizlilik Sözleşmesi’nin iki taraflı ifşayı da kapsayacak şekilde düzenlenmesini sağlamak ihtiyatlı olacaktır. Açıklanan çerçevede, iki taraflı gizlilik anlaşmaları, her iki tarafça karşı tarafa açıklanan gizli bilgilerin eşit şekilde korunması için faydalıdır.
Neler “Gizli Bilgi” Tanımına Girer
Gizli bilgi olarak kabul edileceklerin neler olduğu, Gizlilik Sözleşmesi’nde açık ve kesin bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu tanım sıklıkla taraflar arasında sözlü, yazılı, elektronik veya başka yollarla açıklanan her türlü finansal, hukuki, ticari bilgiler, sözleşmeler, iş planları, politikaları, formüller ve know-how’ı içine alacak şekilde çok kapsamlı bir tanım olur. Tabii kapsamlı olması elbette sanki bir torba yasaymış gibi bu tanımın içine her şeyin koyulabileceği anlamına gelmez. Sizin “Bilgiyi açıklayan taraf” olduğunuz durumlarda, “her şeyi kapsayan” bir tanım kullanmak daha avantajlı olacaktır. Tam tersi sizin “bilgi alan taraf” olduğunuz durumlarda ise, sözleşmedeki gizli bilgi tanımı mutlaka dikkatle incelenmeli ve sözleşmenin ilgili olduğu konu ile doğrundan bağlantısı olmayan tüm ögeler tanımın kapsamından çıkarılmalıdır.
“Sözleşme Süresi”
Yapılacak olan sözleşme, gizlilik yükümlülüğünün ne kadar devam edeceği ile ilgili net bir süre belirlemelidir ve üç yılı aşmayan gizlilik yükümlülükleri uygulamada genellikle makul kabul edilir. Bazı durumlarda, gizlilik süresi daha uzun olabilir; özellikle “ticari sır” olarak kabul edilen çok gizli know-how ayrıntıları veya müşteri fiyatlandırma bilgileri gibi bilgiler için. Bu nedenle, (Biontec aşısının formülü gibi) önemli ticari sırları kapsayan gizlilik anlaşmaları, şirketin çıkarlarını garanti altına almak adına sınırsız bir koruma süresi veya çok daha uzun bir süre gerektirirken, firmanızın anonimleştirilmiş satış rakamları gibi genel bilgiler için 3 yıl fazlasıyla yeterli olacaktır. Bu çerçevede sözleşme süresi, gizlilik konusunun alelade gizli bilgiler veya ticari sır vasfında olması gözetilerek, açıklanan bilginin niteliğine göre belirlenmelidir. Sözleşme konusunun ticari sır olması durumunda, sözleşmenin süresiz düzenlenmesi özellikle tavsiye edilir.
“Cezai Şart Düzenlemeleri”
Tamamı olmasa da bazı gizlilik sözleşmeleri, gizlilik yükümlülüğünün ihlali durumunda önceden belirlenmiş bir cezai şartın ödenmesini öngören ceza maddeleri içerebilir. Sözleşmeye böyle bir madde eklemek, bilgiyi açıklayan taraf için avantajlı olacaktır zira böyle net bir tutar belirlenmesi, olası bir hukuki ihtilaf sırasında uğranılan zararın miktarını kanıtlamak için yaşanan çok ciddi ve zaman alıcı zorluğu ortadan kaldıracaktır. Bunun tam tersi, bilgiyi alan taraf olduğunuzda ise, bu şekilde önceden belirlenmiş bir ödeme yükümlülüğünü peşinen kabul etmeniz ve gelecekteki herhangi bir tazminat talebine itiraz etme haklarınızdan en baştan vazgeçmeniz kesinlikle tavsiye edilmez.
“Rekabet Etmeme/ Münhasırlık Düzenlemeleri”
Bilgi açıklayan taraflar bazen gizlilik sözleşmelerine, aslında bu tür sözleşmelerin esas konusu olmayan ve şirketinizin seçeneklerini sınırlayabilecek rekabet etmeme/münhasırlık hükümleri de eklemeye çalışabilmektedir. Bu tür maddeler ile, belirli bir süre boyunca karşı taraf ile rekabet etmemeniz yahut şirketinizin sunduğu ürününü veya hizmeti sadece sözleşmenin diğer tarafına satmanız, veya know-how’ınızı karşı tarafa devretmeniz gibi ek taahhütlerde bulunmanız düzenlenmiş olabilir. Bu nedenle sözleşme metni dikkatle incelenmeli ve fark etmeden bu tür ek taahhütler vermediğinizden emin olunmalıdır.
İrem Soyman Alevok, Partner, Avukat
