KEP Sistemi Nedir? Kimler tarafından kullanılması kanunen zorunlu sayılmıştır?
Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmakta olup; elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılan e-postaya nazaran, iletinin göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği, alıcıya ulaşıp ulaşmadığı ve ne zaman ulaştığı ve ihtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.
KEP sistemiyle resmi, özel ya da ticari her türlü belge, yazı ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) kurumlar ile şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta hesabı almak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun web sitesinde yer alan Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına başvurulması gerekmektedir. Gönderici olarak sistemden yararlanacak olanların e-imza sahibi olması şartı aranırken; sadece alıcı olarak KEP hesabı edinecek olan kullanıcılar için e-imza şartı bulunmamaktadır.
KEP sistemine ilişkin düzenlemelerde herhangi bir zorunluluk şartı bulunmamakla birlikte, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik Tebligat Hizmetinden Yararlanma” başlıklı 7. maddesi uyarınca; anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanmaktadır. İlgili hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması mecburidir.
İşyerinde KEP Sistemi hukuken geçerli bir şekilde nasıl uygulanabilir?
İşyerinde KEP uygulamasına geçilebilmesi ve hukuken geçerli sayılabilmesi için öncelikle iş sözleşmesiyle veya işçiden alınacak ayrı bir muvafakat ile bir ek protokol tanzim edilmesi gerektiği düşünülebilir. Ancak İş Hukuku’na ilişkin uygulamaların KEP sistemine adapte hali göz önünde bulundurulduğunda İş Hukuku mevzuatı ve KEP sistemindeki yasal düzenlemelerin tam bir uyum hali içerisinde olduğunu söylemek güçtür.
Bu kapsamda; şayet KEP sisteminin kullanımına ilişkin esaslar iş sözleşmelerinde yahut ek bir protokolde düzenlenecek ise ilgili metinlerde işçiye yapılacak bütün bildirimlerin KEP adresi aracılığıyla yapılacağı, yapılan bildirimlerin kaç gün içinde okunduğunun kabul edileceği, ücret bordrolarına ve yapılacak diğer belge veya bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, kaç gün içinde itiraz edilmezse bordronun ve diğer belge veya bildirimlerin işçi tarafından kabul edilmiş sayılacağının açık bir şekilde belirtilmesi ve çalışanların bilgilendirilmesi, bunlara ilave olarak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine göre gerekli tedbirlerin alınması gerektiği söylenebilir. Ardından kanunen yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından birinden işveren ve işçiler adına KEP adresi alınarak işveren ve işçi arasındaki iletişimde KEP adresinin kullanımı sağlanabilecektir. Ancak KEP adresi aracılığıyla yapılan bildirimlerin hukuki niteliği ve sonuçlarının halen tartışıldığı; yalnızca KEP adresi kullanımı konusunda işçi ve işveren arasında anlaşmaya varılmasının yapılan bildirimleri hukuki olarak geçerli kılmadığı unutulmamalıdır. Bu bakımdan gelinen aşamada yargı kararlarının içtihat haline gelmemiş olması nedeniyle, İşverenlerce KEP uygulamasına geçilmesi halinde Mahkemeler ve İş Müfettişleri nezdinde sistemin yaratacağı sorunları tam anlamıyla öngörmek henüz mümkün değildir.
İş Hukuku bağlamında yazılı bildirime tabi olan belgeler KEP ve E-Tebligat kullanılarak işçiye tebliğ edilebilir mi?
İş Kanunu’nun “Yazılı bildirim” başlığı altında düzenlenen 109. Maddesine göre; “Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.” Bu sebeple işçi-işveren arasındaki uyuşmazlıklara dayalı her türlü ihtar, ihbar, savunma istemi ve fesih gibi bildirimlerin yazılı olarak imza karşılığında işçiye tebliğ edilmesi gerekmektedir. Bu bildirimlerin yanı sıra; ücrete ilişkin belgelerden olan ücret hesap pusulasının ve ücret bordrosunun da imza taşıması önem arz etmektedir.
Güncel mevzuat içerisinde işçilerin KEP adresi kullanma zorunlulukları bulunmamaktadır. Ancak KEP sisteminin yeni bir uygulama olması sebebiyle ve gerek İş Kanunu’nun 109.maddesi gerekse ücret bordrosu gibi belgelerin imza taşımasının önemi doğrultusunda KEP adreslerine yapılan bildirimlerin geçerliliğinin titizlikle değerlendirilmesi gerekmektedir. KEP adresi konusunda işçi ve işveren arasında bir anlaşmaya varıldığı takdirde dahi; ilgili adrese yapılacak bildirimlerin hukuki geçerliliği ve sonuçları gelinen son noktada belirsizdir. Bu sebeple; işçi işveren ilişkisinden kaynaklanabilecek herhangi bir uyuşmazlıkta KEP Sistemi vasıtasıyla işçiye bildirimde bulunulmuş olması veyahut ücret bordrolarının e-imza ile imzalanmış olmasının delil teşkil edip etmeyeceğine ihtiyatla yaklaşılması gerektiği kanaatindeyiz.
Avukat Sena Koç
