Bildiğiniz üzere, gerçek veya tüzel kişi fark etmeksizin, her tacir, ticari defterlerini tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Kanuna göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır.
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa çıkarılarak 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile 13 Aralık 2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerine göre 2017 yılında tutulacak defterler ve onay durumları belirlenmiştir. Buna göre:
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Damga Vergisi Defteri
- Yevmiye Defteri
- Envanter Defteri
- İşletme Defteri
- Çiftçi İşletme Defteri
- İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri
- Nakliyat Vergisi Defteri
- Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri
- Serbest Meslek Kazanç Defteri
Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması ve izlenmesi zorunlu defterlerdendir.
Bu defterlerin ne zaman ve nasıl açılış ve kapanış onayları yapılacağı ise kanunlarda ayrı ayrı belirtilmiştir.
Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen defterler için yapılması gereken onaylar aşağıdaki gibidir:
1-Öteden beri işe devam etmekte olanların defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
2-Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenlerin, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3-Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4-Onaya tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanların bunları kullanmaya başlamadan önce yasal defterlerini onaylattırmaları gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen defterler için yapılması gereken onaylar aşağıdaki gibidir:
Hesap dönemleri takvim yılı olan kişilerin, 2021 yılında kullanacakları yasal defterlerini Aralık ayı içerisinde (31.12.2020 tarihine kadar) Noter’de onaylattırmaları gerekmektedir.
2020 yılı defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyen kişiler ise Ocak ayı içerisinde, Maliye Bakanlığı’nca özel hesap dönemi kullanması uygun görülenler ise bu dönemin ilk ayı içerisinde onaylarını yeniletmeleri gerekmektedir.
Bu aşamada, Pay Defteri ile Genel Kurul ve Müzakere Defterinde yaprak varsa, bunlar izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebileceğini söyleyebiliriz. Ancak, diğer defterlerin yeni dönem(izleyen dönem) açılış ve kapanış onayları yaptırılması mecburidir. Buna ek olarak, Vergi Usul Kanunu’nda düzenlenen ancak onayı ile ilgili düzenlemenin Türk Ticaret Kanunu’nda yer aldığı Defteri Kebir ise açılış onayı tabii defterlerden olduğu ve Noterden açılış onayının yapılması gerektğini hatırlatırız.
E-Defter Kapsamında Olan Mükellefler İçin Bulunan Onay Yükümlülüğü’nden bahsedecek olursak:
Türk Ticaret Kanunu uyarınca, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmayacaktır. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği uyarınca, elektronik ortamda tutulabilecek defterlerin ise “yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defteri” olduğu düzenlenmiştir.
e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçmektedir. Buna göre;
- Açılış onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını;
- Kapanış onayı ise hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını ifade eder.
Saygılarımızla,
Çukur&Partners
Avukatlık Bürosu
