2012 yılında kabul edilen 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile o zamandan beri mevzuatımızda yer bulan elektronik Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantıları, COVID-19 nedeni ile sosyal mesafe zorunluluğunun hayatımızdaki yerinin artması ile birlikte gittikçe daha fazla dikkat çeken bir konu haline geldi.
Esasen Türk Ticaret Kanunu 1527. Maddesi, şirket esas sözleşmesinde düzenlenmiş olması şartıyla, hem Anonim Şirket Yönetim kurulu ve Limited Şirket Müdürler kurulu toplantılarının, hem de yine Anonim Şirketlerde ve Limited Şirketlerde Genel Kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanımaktadır. Bu kapsamda:
– Müdürler Kurulu/Yönetim Kurulu toplantıları ve Limited Şirket Genel Kurulları bakımından Resmi Gazetede’de 29.08.2012 tarihinde yayımlanan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”); ve
– Anonim Şirket Genel Kurul toplantıları bakımından ise Resmi Gazetede’de 28.08.2012 tarihinde yayımlanan “ANONİM ŞİRKETLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK GENEL KURULLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK” ( “Yönetmelik”) hükümlerinde öngörülen şartların yerine getirilmiş olması gerekmektedir. Bu şartlardan başlıcalarına göz atacak olursak:
Esas Sözleşmede Elektronik Toplantı İçin Hüküm Bulunması Şartı: Genel Kurul toplantılarını elektronik ortamda yapmak isteyen anonim şirketlerin Yönetmelik’te 5. Maddede yer alan genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin örnek esas sözleşme hükmünü hiçbir değişiklik yapmadan aynen esas sözleşmelerine eklemeleri gerekmektedir. Aynı şekilde yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak aş/limited şirketlerin şirket sözleşmesinde Tebliğin 8. maddesinde düzenlenen hükmün,yer alması zorunludur. Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak limited şirketlerin ise esas sözleşmelerine Tebliğin 6. maddesinde düzenlenen hükmün aynen yer alması zorunludur.
( Pandemi Döneminde Ticaret Bakanlığı tarafından Covid-19 önlemleri kapsamında şirket sözleşmelerinde hüküm bulunmasa dahi, şirketlerin elektronik ortamda genel kurul veya yönetim/müdürler kurulu toplantısı gerçekleştirebilmelerine olanak sağlanmıştır. Bu bağlamda şirket sözleşmelerinde hüküm bulunmasa bile genel kurul/ortaklar kurulu toplantılarını henüz yapamamış tüm şirketlerin 2020 yılı sonuna dek genel kurul toplantılarını Ticaret Bakanlığı’nın verdiği yetkiye istinaden hukuken geçerli olarak e-GKS’den yapabileceği bildirilmiştir.)
Teknik Şartlar : TTK m.1527, Yönetmelik ve Tebliğ uyarınca elektronik ortamda oy kullanabilmek için;
-şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, yönetim kurulu söz konusuysa iç yönergede bir düzenleme yapılması ya da ilke kararı alınması,
-genel kurul söz konusuysa ilgili ortağın bu yolda istemde bulunması ve her halde elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanarak bu raporun Ticaret Sicil’de tescil ve ilan edilmesi şarttır. Ayrıca elektronik ortamı kullanmak isteyen ortaklar, pay sahipleri ve yönetim kurulu üyeleri elektronik posta adreslerini şirkete bildirmelidirler.
Yönetmeliğe göre genel kurullara elektronik ortamda katılım, Sermaye Piyasası Kanununun uyarınca borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu (“MKK”) tarafından sağlanacak elektronik platform üzerinden; ve diğer şirketler için ise TTK m.1527.3 uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini üzerinden gerçekleştirilir. Aşağıda ayrıntılı olarak açıklandığı üzere, borsaya kote olmayan şirketlerin de bu hizmeti MKK’dan almaları mümkündür.
Elektronik Ortamdaki Anonim Şirket Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi bulunma Zorunluluğu: Genel Kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik uyarınca Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisi bulundurmaları zorunludur.
Güvenli Elektronik İmza : Elektronik ortamda genel kurulun toplanabilmesi için katılımcıların güvenli elektronik imzaları bulunmalıdır.
Merkezi Kayıt Kuruluşu Tarafından verilen E-Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Hizmetleri : Türk Sermaye Piyasalarının Merkezi Saklama Kuruluşu olarak üyelerine kayıt, takas ve saklama hizmetlerini sunan resmi kurum olan MKK , gerek halka açık, gerekse halka kapalı tüm şirketler için Elektronik Genel Kurul hizmeti vermekte olduğu gibi, 2020 yılı itibari ile hakla açık olsun olmasın tüm sermaye şirketlerine yönelik olarak elektronik Yönetim Kurulu hizmetleri verilmeye başlamıştır.Bu hizmetin verildiği “e-Genel Kurul” ve “e-YKS”, sistemleri anonim/limited ortaklık genel kurul toplantıları ile yine anonim şirket yönetim kurulu toplantılarının ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda hukuken geçerli olarak yapılabileceği bilişim sistemleridir.
Sonuç : Görüldüğü gibi birçok şirket açısından E-Genel Kurul ve Yönetim Kurulu toplantısı yapılması halen çeşitli teknik ve bürokratik şartların sağlanmasını gerektirmekte olduğundan; bu zorunlu şartları halihazırda sağlayamayan şirketler için en azından Yönetim Kurulu ve Müdürler Kurulu kararlarını TTK ‘nın izin verdiği eski usulde elden dolaştırma ve imza toplama yolu ile almak, Genel Kurul toplantılarını da güvenli hissedecekleri tarihlere ertelemek değerlendirilebilir.
Elektronik Genel Kurul sistemi için : https://egk.mkk.com.tr/egkweb/
Elektronik Yönetim Kurulu sistemi için :https://www.mkk.com.tr/tr-tr/Kurumsal-Yonetim-Hizmetleri/Sayfalar/eyks.aspx
MKK tarafından verilen e-YKS hizmeti ile ilgi daha önce yayımlanmış olan makalemiz : https://cukurpartners.com/tr/merkezi-kayit-kurulusu-mkk-elektronik-yonetim-kurulu-hizmetleri-verilmeye-baslandi/
